「お前、新年会の幹事よろしくな！」
こんな突然の幹事任命って本当に焦りますよね？
仕事も忙しいのに、なんでそんな面倒くさいことを引き受けなくちゃいけないの？って正直げんなりしてしまうと思います。
特に会社の飲み会の幹事って、上司や先輩にいろいろと気を使うことが多くて本当に大変だと思うんです。
なるべく多くの人が参加できる日程はどう決めればいいのか？誰から話を持って行けばいいのか？
こっちを立てればあっちが立たず、仕事で時間もない中で飲み会の準備も進めなくちゃいけなくて…
「一体どうすりゃいいんだよ･ﾟ･(つД｀)･ﾟ･」と泣きたくなっちゃいますよね。
でも大丈夫です！初めての幹事は心得を抑えつつ、しっかりとした段取りで進めることで上手に乗り越えられます！
そこで今回は、初めて幹事を任された時に上手に立ち回るコツと上手な日程の決め方を、かなりリアルに生々しくご紹介します。
もくじ
会社の飲み会の幹事を初めてやるときのコツ
私も飲み会が多い職場にいたもので、何度か幹事の仕事を経験したことがあります。
職場に入って2～3年の若い世代が幹事を任されることが多く、「幹事が立派にこなせるようになったら一人前の社会人だ！」みたいな空気がありました。笑
やってる時は、なんでこんな面倒なことしなくちゃいけないの…(；´д｀)ゞと本当に嫌でしたけど、確かにいろいろと勉強になったなと今になって思います。
- 幹事の仕事を通して、どんな宴会をすれば楽しんでもらえるんだろうという企画力
- 「さーせん！そこを何とか…発泡酒をビールに変えてもらえませんか！？」といったお店との交渉力
- 「飲み物は行き届いてるかな？」「料理が足りない席はないかな？」といった全般を見渡す気遣い
- 酔っぱらった人の対応では「こういう時はどうすればいいんだろう？」という判断力
幹事の仕事を通して、仕事にも生かせるいろんなスキルが身につくんです。
こう言うと「たかが幹事で！笑」と思われそうですけど、いや、本当に！新人さんや若手社員に幹事を任せる狙いってこんなところにもあるんです。
「めんどくさいな」と思っちゃうのは本当に…心の底からわかるんですけど、これも自分のスキルアップに繋がるんだと、ちょっとポジティブに考えると心がちょっと楽になりますよ。
私もそうだったんですけど、不安なのは、どうすればいいかわからなくて自信がないから。
ひとつひとつやるべきことをリストアップして、何をすればいいのかを明確にすることで、少しずつ不安も解消されると思います。
そのお手伝いができるかわかりませんが、少しでもリアルな悩みに近づけるように、今回の「会社の飲み会で初めての幹事を成功させるコツ」は、私自身の経験や、忘年会や新年会で数々の幹事をこなしてきた同僚たちにもリサーチしたかなり生々しいものになっています。笑
参考になるかどうか、わかりませんが、こういうやり方もあるんだなとちょっと頭の片隅に置いて頂けると嬉しいです。
まず、幹事をやるうえで大切な3つのことについてお話します。
- 前の幹事からの情報収集
- 同期に協力を頼む
- 先輩を上手に巻き込み、職場のドンを押さえておく
ここを押さえておくことで、日程決めから店選びといった準備段階の段取り。
新年会や忘年会などの宴会当日にスムーズに進行ができるといったメリットが生まれるんです。
初めての幹事は前任者からの情報収集をしっかりと！
初めて幹事をやるときに一番心強いのは前任者の存在です。
会社や職場によって、誰が幹事をやるかはそれぞれ違うと思いますが、新人に幹事を任せるのが伝統の会社であれば、前任者はおそらく身近な先輩だと思います。
- 前の宴会はどんな風に日程を決めたのか？
- 店を選ぶ時に気を使ったポイントはどこか？
- 飲み会をやるにあたってどんなことを言われたか？
とにかく聞けることは全部リサーチしちゃいましょう！
ネットやマナーブックにも「幹事の心得」や「上手な幹事の回し方」なんて情報がたくさんありますけど、いろんなケースや立場で書かれたものなので結局は自分の会社や職場に置き換えないといけないんですよね。
一番確実で信頼できるのは、現場のリアルな情報です。
同期に幹事の協力を頼もう！
一人で幹事を任された場合、協力者がいるといないとでは負担が全然違います。
準備段階では一人でもなんとかなりますが、当日の会場では会費集めや余興の準備、ゲームの商品の買い出しなどやることがたくさんあります。
一緒に手伝ってくれる仲間がいることで負担が減り、全般を見渡す余裕ができるんです。
「幹事やるときは手伝うからさ♪」と頼みやすい同僚に声をかけて、少なくとも2人は仲間を作ることをおすすめします。
初めての幹事では先輩を上手に巻き込むべし！
ここは必ず押さえておきたいポイントです！
普段からいろいろと気にかけてくれるポジションの先輩っていませんか？
「実は新年会のことで悩んでて…。」と、素直に不安を打ち明けて相談してみてください。
初めての幹事が大変なことは、幹事を経験した誰もがわかっていることです。
きっと力になってくれますし、相談をしておくことで今後もなにかと気にしてアドバイスをくれることもあります。
特に職場の人間関係って、いろいろとややこしいですよね。(;´･ω･)
派閥やグループがあったりして、全員に上手に対応するのってかなり気疲れと苦労があると思います。
一生懸命に幹事の仕事をやっていても、行き届かない部分があって、「なんだあいつは！」と言われてしまうこともあるかもしれません。
特に新人のうちは、なかなかそんな職場の人間関係も掴めていない部分があって大変だと思います。
そんな「聞くに聞けない人間関係や押さえておきたい職場のドン」について相談できる人を作っておくことで、スムーズな準備ができます。
この3つのポイントを押さえたら、幹事の仕事を始めるためのベースは出来上がりです！
いよいよ具体的な準備に入りましょう。
飲み会の日程の決め方はどうする？
初めて幹事を行う時に、一番厄介で苦労するのが「日程決め」です。
上司から「12月中で」「1月下旬あたりで」といったざっくりとした日にちは提示されるかもしれませんが、具体的な日にちを決めるとなると、いったいいつがいいのか、どうやって決めたらいいのかわかりませんよね。
そこでここでは、具体的な日程の決め方や調整方法をご紹介します。
飲み会開催の告知と幹事の報告
まず、飲み会の日程を決める前に「新年会（忘年会）を計画しています！」というお知らせをしましょう。
朝礼や終礼でみんなに話ができるような場があればその場を使って宴会の告知をし、併せて自分が幹事になった報告をしておきます。
「初めての幹事で行き届かない部分もあると思いますが、よろしくお願いします」
…と一言伝えておくだけでみんなの印象も違ってきます。
具体的な日程のリサーチ
次に、みんなが参加できる都合のいい日はいつか？というリサーチに入ります。
が！…その前に。
大体の日程をあらかじめ決めておきましょう。
新年会ですと、1,2月の会社のスケジュールや成人式、節分、バレンタインといったイベント日を除いては、会社帰りや週末の予定なんてそうそう違いはありませんよね。
個人的なスケジュールまで全部聞いて日程を決めると、ものすごい時間と労力がかかりますので、まずはざっくりと「1月の第3週か4週の週末」といった具合に候補を絞っておいた方が楽です。
だいたいの日程を決めた後で、いよいよ具体的なリサーチです！
リサーチをする順番は・・・
私はこの順番でリサーチしていました。
ですが、ここは会社のルールや風潮によって違いがあると思いますので、まずは前任者の幹事と相談役の先輩に確認しましょう。
いろいろと話の持って行き方はありますが、私の職場で、代々先輩から受け継がれてきた「幹事バイブル」に載っている手をひとつご紹介します。
上から順番に都合のいい予定をリサーチするのですが、まずは幹事を任命した上司に一言聞きます。
「例の新年会なんですけど…そろそろ具体的な日程を決めようと思っていて。このあたりはどうかと思ってるんですけど…。」
・・・と報告も兼ねたリサーチです。
この時のポイントが…
笑顔でやる気のある感じで調整に行く
「例の…」というフレーズ
「あなたに任命されたあの新年会の件なんですけど…。」というさりげない含みを笑顔とやる気にのせて伝えることで、「おっ！コイツ俺が任せた幹事しっかりやってんじゃん！」と思ってもらえます。
（…と教えられてきました。笑）
さらに「これから部長に予定を確認しに行こうと思います。」と今後どう動こうとしているのかを伝えます。こうすることで、もし何か問題があれば「いや、まずは〇〇に聞きに行ったほうがいいぞ」といったアドバイスをもらえるかもしれません。
人によっては言いっぱなしで、幹事を任せたことすら気にしてない人もいるんですけど、意識してこう伝えることでちょっとは気にしてくれるんですよね。笑
逆にしっかりと部下や後輩のことを見ている上司は、自分が任せた仕事をきちんとやっているのかということを気にしています。
どちらにしても、まずは報告を入れておくことでいい方向に転ぶ事が多かったですよ。
その後、会社の職務系統に沿って、上司から予定を聞いていき、出来るだけ早く全員の都合のいい日程を確認しましょう。
人数が多くて全員に聞くことが難しい場合、社内メールの環境が整っている職場ではメールでの連絡になると思います。
パソコン環境がない場合は簡単な社員名簿を作成し、予定している日程を書き込んでから「都合のいい日にチェックをお願いします」と書いた紙を使うことで、スムーズに出欠予定が確認できます。
できれば2,3日中には全員の予定を把握したいので、「○日までに記入をお願いします」と書いて回覧するか、目のつくところに掲示しましょう。
この時に、会社の古株社員さんなどの「ドン」となる押さえておきたい人には要チェックです！
文書を掲示する前に直接予定を聞きに行った方がスムーズに事が運びますよ。
この時にありがちなのが、「ドン」が二人いて、それぞれの都合のいい日程が合わない場合です。
想像しただけでもめんどくさい状況ですが、この場合も幹事としてどちらかに決めなくちゃいけません。
こういう場合は素直に…
- 上司が参加できる日
- 当日の参加可能人数が多い日
を基準にして決めることをおすすめします。
「ドン」の存在って大きいですけど、会社の新年会ってみんなで楽しむものですよね。
幹事として「みんなが一番楽しめる方法」を考えて日程を決めることが一番だと思います。
ただ、いろんな意味で保険はかけておきましょう！笑
みんなの前で日取りを発表する前に、こっそりと「みんなの都合でこの日になってしまいました…すみません。」と一言言っておいたほうが角が立ちません。
さらに援護射撃として先輩からの根回しもあれば最高です。
相談役の先輩に正直に胸の内を打ち明けて、力になってもらうのも一つの手。
「あいつ…○○さんが宴会にこれないのすごく気にしてましたよ」というフォローを入れてもらうことで印象も変わってきます。
こうして全員の予定を把握出来たら、いよいよ最終段階です。上司の予定と参加の割合の高い日のバランスを見て、最終的な宴会の日にちを決めましょう。
宴会の日程の告知
日にちが決まった後は、お店を決めて全員に告知することになります。
ですが、初めての幹事の場合はお店選びにも余裕を持ちたいですよね。
お店が決まってから詳細を伝えたのでは、もしかすると予定を入れてしまう人もいるかもしれません。
宴会の日にちにもよりますが、日程が迫っている場合はまだお店が決まっていない段階でもとりあえず日にちを報告しておいた方がいいと思います。
（お店まで決めてまとめて発表できるのがベストですよ）
この時に押さえておきたいポイントが…
宴会に参加できない人の事を意識した告知
これです。
新年会や忘年会に参加したい、したくないという本音に関わらず、きっと全員揃って宴会を実施できるということはないと思います。
宴会の実施日に参加できない人が「行きたかったのになぁ…。」という人だった場合は、やっぱり残念に思いますよね。
幹事としても、みんなが楽しめるというベースは忘れてはいけない部分。
「新年会の日程は〇日に決まりました。予定をお伺いしたのにご都合に沿えなかった方は本当に申し訳ありません。」
…といった、参加できない人のことを考えた伝え方が大切です。
これで日程決めはひと段落です。お疲れさまでした！
まとめ
以上、初めての幹事を成功させるコツと新年会の日程の決め方についてご紹介しました。
私の経験と、同期や後輩の「幹事のプロ」達に聞いた、ガチでリアルなちょっと生々しい内容でしたが、いかがだったでしょうか？
幹事を一つの「仕事」としてとらえると、やり方っていろいろ見えてくると思うんです。
今後の仕事に必ず役立つスキルが身につきますので、研究して自分なりのコツを見つけてみてくださいね。
