結婚式の受付の当日の流れ席次表の渡し方や注意点まとめ【体験談】

先日、友人の結婚式の受付を頼まれる機会があったのですが・・・

いろいろと不安なことだらけ！！

結婚式には何度も参加したことがありますが、なんせ受付を頼まれたのは数年ぶり・・・

え？受付って何をどうすればいいんだっけ？！
披露宴当日の受付の流れってどんな感じだっけ？
何か気を付けることはないのかなぁ？

・・・と、不安と緊張でいっぱいだったのですが、どうにか無事に終わりました♪

もしもまたこんな機会があった時の為に・・・と

披露宴当日の1日の流れや、受付をやってみて感じた事を時系列でまとめてみました。

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1 結婚式の受付の仕事って？
- 1.1 結婚式の受付係の持ち物って？
2 結婚式の受付の当日の流れ　～式場到着までのポイント～
3 結婚式の受付のやりとりや席次表の渡し方
4 結婚式の受付の流れ　～受付終了後～
5 結婚式の受付の当日の流れ　席次表の渡し方や注意点まとめ【体験談】のさいごに

結婚式の受付の仕事って？

結婚式の受付って「親族の代表」とか「両家の顔」とも言われていますよね。

ゲストからご祝儀を受け取って、新郎新婦の両家を代表する立場で挨拶をするのが受付のお仕事。

そこで・・・

新郎新婦両家の代わりに、親族の立場でゲストをお出迎えする
ご祝儀を受け取ってお金をしっかり管理する
ゲストの名前を芳名帳に記載し、席次表をお渡しして会場の案内をする
披露宴開始前に親族の代表の方へご祝儀をお渡しする

これが、当日の受付係としての大きな仕事になります。

結婚式の受付係の持ち物って？

基本的に、受付係として特別に準備するものは特にありません。

来場者のチェックをする蛍光ペンなど、必要な物については新郎新婦や会場が準備しているので、普通に結婚式に参列するときに必要な持ち物だけで大丈夫でした。

ただ、ボールペンを1本だけでも持っておくと、受付時のちょっとしたメモ書きに便利。

ご祝儀を預かってきた方の名前などの記入に役立ちます。

結婚式の受付の当日の流れ　～式場到着までのポイント～

式場到着後からの流れとしては…

式場到着
受付係のその日の流れを説明される
受付場所へ移動して親族の方と挨拶

こんな感じでした。

結婚式の受付の到着時間は何分前がベスト？

受付係の当日の流れで、まず気を付けておきたいのが「集合時間」です。

招待状に書いてある式の開始時刻とは別に・・・

当日は「〇〇時〇〇分」までに会場にお越しくださいませ。

受付を頼まれた時には、こんな指定をされると思います。

一体何分前に会場に着いておけばいいのか悩むところですが・・・

POINT！　遅くても到着時間の15分前には会場に到着する

これくらいを目安にすると丁度いいかなと思います。

あまり早く行ってもスタッフの方も準備でバタついていて、「こちらで少々お待ちください」と、すぐには受付の説明をしてもらえない事も。

会場到着後は、自分たちの荷物をクロークに預けてお化粧直し。

トイレの場所などをざっくりと確認する時間を見積もって、15分～30分ほどあれば十分だと思います。

ご両親への挨拶のタイミングは？

会場到着後、ご両親と挨拶できそうなら一言挨拶しておきます。

ただ、式の開始前は親族の方も着付けや着替えでばたばたしている事も多いです。

結婚式場のスタッフさんいわく…

『後ほど「親族の受付」で顔を合わせるので、無理に探して…というより、「自然に顔を合わせて挨拶できれば」くらいの方が、相手に気を遣わせないと思います。』との事でした。

スタッフさんから当日の流れを説明される時に聞いておくことは？

集合時間になると、式場のスタッフさんとこれからの流れについて打ち合わせが始まりました。

どんな事をするのか不安でしたが、こんな紙に「やる事リストや注意点」がわかりやすく書かれていて一安心！

またこの時に

遠方から参加されるゲストへのお車代の有無
芳名帳への記載は名前だけか住所も書くのか
リストに名前が無い方が来られた場合はどうするのか

…なども説明されました。

式場によって様式は違うと思いますが、スタッフの方も「質問されるのは忙しくて面倒」なんだと思います。(笑)

なので大抵の場合、どこも「コレどうするの？」な内容はわかりやすくまとめているよう。

この説明だけで「うん、大丈夫そう！」と安心できました。

ただ、不安な場合は一番気を遣う「ご祝儀の受け渡し」だけはしっかりと目を通して・・・

どのタイミングで誰に渡すのか(披露宴前？式の間は持っておくのか等)
その時に声をかけてくれるのか

ここを再度抑えておくと安心だと思います。

受付場所へ移動するときのポイント

その後は受付をする場所へ移動し、実際に芳名帳や席次表などの現物を使ってもう一度説明を受けました。

移動の間を利用して、新郎側の受付の方へご挨拶！

「新婦の友人の〇〇です。本日はよろしくお願いします。」

「受付は初めてで…なんだか緊張しますね。」

と、ぎこちないながらもお互いに挨拶しあうと、なんだかあったかい連帯感が生まれるから不思議です。(笑)

会場到着後は・・・

待機の間のドリンクカウンターの場所
トイレ
祝電や新郎新婦の写真の展示スペース(ある場合)

この辺りも併せて確認しておくと、ゲストに聞かれた時に焦らずに答えられます。

また、受付到着後はゲストが来る前にまずは自分の受付を済ませておきます。

当日のあわただしさと緊張で、うっかり自分のご祝儀を忘れた！…なんて方もいる様なのでご注意くださいねー！

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結婚式の受付のやりとりや席次表の渡し方

受付のやりとりと一連の流れ

受付の机に準備されているものはこんな感じです。

①：来客者のチェックリスト
②：ご祝儀を乗せるトレイ
③：お渡しする席次表
④：芳名帳

一般的な流れとしては・・・

ゲストが前に来たら一礼
ゲストから「本日はおめでとうございます」とご祝儀を手渡される
『ありがとうございます。お預かりいたします。』と両手でご祝儀を受け取る
トレイの上に、ゲスト側に正面を向けて(名前が読めるように)置く
『こちらにお名前をお願いいたします』と芳名帳を手で差しながら記帳を促す
ご祝儀で来客者の名前を確認してリストをチェック
『本日の席次表でございます。』と両手で席次表を渡す
お車代を渡す方へは『〇〇さんよりお預かりしております。』とお渡しする

こんな感じです。

この時にちょっと悩むのが・・・

芳名帳への記帳は子供も含めて全員なのか？
席次表は1人1枚渡していいのか？(足りるのか？)
ご祝儀を持参されないお客様への対応をどうするか
「〇〇はちょっと遅刻します」と伝言を預かった場合はどうするか

この辺りも改めてスタッフさんへ確認しておくと、スムーズに受付が進みます。

特に気になるのがご祝儀を持参されない方ですよね…(^-^;

私の場合は事前に「ご祝儀を事前に頂いている方もいるから、そういう場合はそのまま席次表を渡してね。」と言われていたので安心でしたが、中には緊張してうっかりご祝儀を出し忘れる方もいる様です。

声をかけるのも失礼にあたりますし、かといって本当に出し忘れていたら相手の方も恥ずかしいだろうし…。

いろいろ考えると答えが出てこないので・・・

POINT！　当日それとなくスタッフさんに聞いておくか、前もって新郎新婦に確認しておく

こうしておくと、いざという時に焦らずに済むと思います。

親族の受付の場合の挨拶はなんて言うの？

友人や会社関係の来賓の方へは、親族側として「ありがとうございます」と挨拶をしますが、親族へは「おめでとうございます」と挨拶します。

それ以外は一般のゲストと大きな違いはありませんでした。

また、先に親族の方の受付をする場合は、このタイミングでご両親へ挨拶をします。

「本日はおめでとうございます。
受付を担当させていただきます、〇〇さんの友人の△△です。
どうぞよろしくお願いいたします。」

この時にご両親から受付のお礼を頂くことがあります。

その時は「ありがとうございます。」と頂戴し、後日、新婦(または新郎)へ…

「お母さんからお礼を頂戴しました。どうもありがとう。ご両親へもよろしくお伝えください。」

とメールや電話で報告がてらお礼を伝えるといいかもです。

受付をスムーズにするポイント

ゲストもあらかた到着したら、スタッフの方から「誰が来ていないか？」の出席状況の確認をされます。

この時に…

リストには載っていないけれど来場された方
「ご祝儀を預かってきました」と、式に参列はしないけれどご祝儀を頂戴した方
遅刻すると伝言を預かった方

この辺りもしっかりと控えて、チェックリストに記載しておくと良いと思います♪

結婚式の受付の流れ　～受付終了後～

受付終了後は、スタッフさんから式場への移動の声がかかります。

この時はご祝儀は用意された袋に入れて、しっかりと保管。

そのまま式場へ向かったので、めちゃくちゃ緊張しました！(^-^;

その後、打ち合わせ通りに披露宴が始まる前にスタッフさんの誘導で親族の方へ引き渡しです。

『受付は無事に終わりました。こちらが皆様からお預かりしたご祝儀です。』

一言添えて、ご祝儀をお渡ししたら任務完了です！